Perché fare di più in una volta non significa ottenere risultati migliori

Stai rispondendo ai messaggi mentre ascolti una riunione. Stai passando da una scheda all'altra. Stai gestendo più cose contemporaneamente.

Ti senti produttivo. Come se stessi coprendo più terreno.

Il presupposto comune è semplice: se fai più cose contemporaneamente, devi per forza essere più produttivo.

In pratica, però, il risultato spesso non è all'altezza dello sforzo. Le attività richiedono più tempo, i dettagli vengono trascurati e i progressi appaiono frammentari.

Ciò che a prima vista sembra un "fare di più" può in realtà cambiare il modo in cui il lavoro viene svolto.

Perché sembra produttivo

Gestire più compiti contemporaneamente dà un forte senso di slancio.

C'è un'attività costante:

• I messaggi vengono elaborati
• I documenti sono in fase di aggiornamento
• si stanno prendendo decisioni

Ogni azione dà la sensazione di un progresso.

Poiché l'attenzione è costantemente impegnata, si crea un'impressione di efficienza. Non si è inattivi, ma ci si muove attivamente tra le diverse attività.

E in situazioni semplici, questo può sembrare funzionare.
Le azioni brevi possono essere completate rapidamente, dando la sensazione che più cose stiano procedendo contemporaneamente.

Ma questa intuizione si basa sull'attività visibile, non su come le informazioni vengono effettivamente elaborate.

Cosa succede realmente

Quando dividi l'attenzione tra diverse attività, non le elabori in parallelo come avresti la sensazione.

L'attenzione viene invece ridistribuita.

In qualsiasi momento:

• solo una parte delle informazioni disponibili da ciascuna attività viene elaborata
• Le priorità cambiano a seconda di ciò che è più immediato
• Le informazioni relative a un'attività vengono temporaneamente messe da parte per interagire con un'altra

Questo cambia il modo in cui è strutturato il lavoro.

Invece di seguire un'attività in modo continuo, il processo si frammenta. Ogni volta che si riprende un'attività, è necessario ristabilire il punto in cui si era interrotta e cosa è importante fare dopo. Questa ripetuta riallocazione dell'attenzione introduce un costo piccolo ma costante ogni volta: tempo e fatica spesi a ristabilire il contesto anziché a far progredire l'attività stessa.

Ciò influisce su:

• come vengono elaborate le informazioni
• come vengono determinate le priorità
• come vengono prese le decisioni all'interno di ciascun compito

È possibile che dettagli importanti vengano trascurati, non perché siano difficili, ma perché l'attenzione è rivolta altrove nel momento in cui sarebbero rilevanti. Inoltre, è meno probabile che le informazioni vengano memorizzate, perché l'attenzione non viene mantenuta abbastanza a lungo su un singolo compito da consentirne la completa elaborazione e integrazione.

I compiti non vengono semplicemente rimandati, ma rimodellati. I compiti non vengono semplicemente rimandati, ma rimodellati, con una continuità ridotta e le informazioni gestite in segmenti più brevi e scollegati.

Anziché progredire in modo costante, avanzano a segmenti parziali, ciascuno influenzato da ciò che compete per l'attenzione.

Il risultato non è solo un completamento più lento.
È uno schema di elaborazione diverso tra le varie attività.

Semplici esempi tratti dalla vita reale

Lavorare su più schede
contemporaneamente: passi dalla scrittura di un documento al controllo della posta elettronica e alla revisione dei dati. Ogni attività avanza, ma a piccoli passi. Ogni volta che torni a un'altra, devi riorientarti, il che influisce sulla fluidità del processo. Questo continuo riorientamento può rendere più difficile mantenere una chiara percezione dei progressi compiuti in una singola attività.

Riunioni e messaggistica
Rispondere ai messaggi durante una riunione può sembrare efficiente. Tuttavia, l'attenzione è divisa tra due flussi di informazioni. I punti chiave della riunione o dei messaggi possono sfuggire perché entrambi competono per l'elaborazione contemporaneamente.

Studiare distrattamente
, leggere mentre si controlla il telefono, crea un'esperienza frammentata. Il materiale viene comunque letto, ma i collegamenti tra le idee sono più deboli perché i continui spostamenti dell'attenzione interrompono l'elaborazione delle informazioni.

Prestazioni sportive:
in situazioni dinamiche, concentrarsi su troppi elementi contemporaneamente può alterare la priorità delle informazioni. Invece di seguire chiaramente gli indizi più rilevanti, l'attenzione si disperde su molteplici segnali, modificando il modo in cui vengono prese le decisioni in tempo reale.

Attività quotidiane
Anche azioni semplici, come cucinare mentre si risponde alle notifiche, possono portare a dimenticanze o errori di tempistica. Non perché le attività siano complesse, ma perché l'attenzione è divisa tra di esse.

Approfondimento chiave

Fare di più in una volta sola non significa che si stia completando di più nello stesso modo.

Dividere l'attenzione tra i compiti:

• cambia il modo in cui vengono elaborate le informazioni
• cambia il modo in cui vengono determinate le priorità
• frammenta come le attività progrediscono nel tempo
• introduce costi di riallocazione ripetuti e riduce la continuità dell'elaborazione

Il risultato non è una produttività parallela, bensì un'elaborazione ridistribuita su molteplici richieste.

Riflessioni conclusive

Quando si ha la sensazione di fare più cose contemporaneamente, è facile presumere che la produttività debba aumentare.

Ma la struttura con cui vengono gestiti i compiti è cambiata.

Ciò che conta non è quante cose siano attive contemporaneamente, ma come viene distribuita l'attenzione all'interno di esse e come questo influenzi ciò che viene effettivamente realizzato.